Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen

Unterlagen aufbewahren
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Grundsätzlich unterliegen Privatpersonen keiner Aufbewahrungsfrist für Unterlagen – ausgenommen Rechnungen von Handwerksbetrieben, welche zwei Jahre lang aufgehoben werden müssen. Die Aufbewahrung weiterer Belege kann für Privathaushalte aber durchaus von Vorteil sein.

Rechnungen

Im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit sind auch Nichtunternehmer verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang zu archivieren (§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Davon sind besonders Eigenheimbesitzer betroffen, die handwerkliche Arbeiten im Haus und am Grundstück in Auftrag geben. Sämtliche Rechnungen über beispielsweise bauliche und planerische Leistungen, sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Mietverträge

Mietverträge, Kautionsbelege und Übergabeprotokolle sollten auch aufbewahrt werden, wenn der Umzug in eine andere Wohnung bereits stattgefunden hat, da Mietverträge erst nach drei Jahren verjährt sind. Nebenkostenabrechnungen müssen nach deren Begleichung hingegen nicht mehr aufbewahrt werden. 

Kontoauszüge

Bankunterlagen über regelmäßig getätigte Überweisungen wie beispielsweise Miet- oder Unterhaltszahlungen sollten vier Jahre lang aufbewahrt werden, da sie in dieser Zeit auch als Beweismittel herangezogen werden können. Einmalig getätigte Zahlungen sollten zwei Jahre lang abgeheftet werden, Vertragsunterlagen über Darlehen oder Sparbücher sollten über die Länge der Vertragslaufzeit archiviert werden. Übrigens: Bei der Bank können verlorengegangene Kontoauszüge der vergangenen sechs Jahre kostenpflichtig angefordert werden.

Wohneigentum

Unterlagen und Verträge, die den Kauf einer Eigentumswohnung oder den Kauf eines Hauses betreffen, sollten langfristig über mindestens fünf Jahre abgeheftet werden. Sie können beim späteren Immobilienverkauf helfen, den Verkehrswert der Immobilie zu bestimmen.

Kassenbelege

Grundsätzlich sollten Kassenbons so lange aufbewahrt werden, wie ein Garantieanspruch auf die erworbene Ware besteht, also meist zwei Jahre. Bei Gütern, bei denen möglicherweise ein Wertnachweis benötigt wird, sollten die Belege länger zur Seite gelegt werden. Diebstahlgefährdet sind beispielsweise Handys, Notebooks oder Kameras.

Steuerunterlagen

Von der gesetzlichen Pflicht, Steuerbescheide langfristig aufzuheben, sind Privatpersonen nicht betroffen. Die Aufbewahrung über vier Jahre lohnt sich jedoch etwa für behördliche Anträge auf Kindergeld oder Pflegegeldzahlungen. Vorsicht: Ist der Steuerbescheid nur vorläufig, sollte er bis zur möglichen Nachprüfung sorgsam abgeheftet werden.

Langfristige Archivierung

Unterlagen, die der Rentenberechnung dienen, wie Einkommensnachweise, Sozialversicherungsbelege, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen sollten langfristig aufbewahrt werden. Selbiges gilt für Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Prozessakten, Urteile und Mahnbescheide. Versicherungsunterlagen können hingegen nach Ablauf des Versicherungszeitraums entsorgt werden.

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