Nebenkostenabrechnung: Fristen müssen eingehalten werden

Wasserzähler misst Nebenkosten
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Vermieter müssen Ihren Mietern die Nebenkostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. In der Regel bezieht sich dieser auf den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Entsprechend muss die Nebenkostenabrechnung fürs Vorjahr bis Ende des Jahres vorliegen. Ist dies nicht der Fall, kann der Vermieter eventuell anfallende Nachzahlungen nicht mehr einfordern.

Nebenkostenabrechnung muss vollständig sein

Auch wenn Vermieter sich an die Frist halten, aber nur unzureichende Angaben zur Nebenkostenabrechnung machen, können die Mieter sich auf die Nichteinhaltung der Frist berufen. Dies entschied der Bundesgerichtshof in Karlsruhe. Demnach kann die Frist nicht verlängert oder neu angesetzt werden, um die Abrechnung zu überarbeiten. Sollten also nur unvollständige Angaben oder formale Fehler in der Nebenkostenabrechnung vorhanden sein, gilt diese als ungültig.

Da die Beweislast für die Nebenkostenabrechnung jedoch beim Vermieter liegt (BGH, VIII ZR 189/17), sollte die Abrechnung übersichtlich, klar und detailliert genug gestaltet werden. Denn im Zweifel müssen die Eigentümer die Zuverlässigkeit der vorgenommenen Verbrauchserfassung darlegen. Insofern ist es für beide Seiten von Vorteil, wenn die Nebenkostenabrechnung keine Fragen offen lässt.

Vermieter ist für ordnungsgemäßen Empfang verantwortlich

„Im Zweifel für den Angeklagten" gilt auch dann, wenn es um die erfolgreiche Zustellung der Nebenkostenabrechnung geht. Wenn also der Vermieter behauptet, das Schreiben fristgerecht in die Post gegeben zu haben, der Mieter jedoch den Erhalt bestreitet, gilt das Wort des Mieters. Laut BGH-Urteil trägt der Vermieter also die volle Verantwortung für die erfolgreiche Zustellung und muss diese ausreichend absichern. Dies lässt sich beispielsweise per Einwurf-Einschreiben sicherstellen.

Vorsicht ist bei Einschreiben mit Rückschein geboten: Hier besteht die Gefahr, dass der Empfänger nicht zu Hause ist. Mit Erhalt der Benachrichtigung gelte das Schreiben an sich nicht als zugegangen. Erst, wenn der Empfänger es abholt, ist der Empfang der Nebenkostenabrechnung bestätigt. Und bis dahin ist die Jahresfrist eventuell bereits abgelaufen.