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Firmenumzug: Tipps zur Planung und Organisation

Firmenumzug planen

© nobilia

Ein Firmenumzug setzt eine intensive Planung voraus. Sind die Schritte nicht aufeinander abgestimmt, drohen Verzögerungen, Unmut bei der Belegschaft und im schlimmsten Fall erhebliche Mehrkosten. Wir fassen für Sie zusammen, worauf Sie bei einem Firmenumzug achten sollten.

  • Informieren Sie sich über die Laufzeit Ihres alten Mietvertrags. Mietverträge für Gewerbeimmobilien können längere Laufzeiten haben als solche für Privatwohnungen. Kündigen Sie also rechtzeitig.
  • Überlegen Sie, wann der optimale Umzugstermin ist. Ein Umzug am Wochenende kann einen Arbeitsausfall verhindern, aber auch teurer sein. Wenn Ihr Betrieb wiederkehrende Hochphasen hat, beispielsweise immer zu Monatsbeginn besonders viel ausliefert, versuchen Sie den Umzug so zu legen, dass diese Phasen davon möglichst wenig betroffen sind.
  • Suchen Sie sich ein Umzugsunternehmen: Gerade für betriebliche Umzüge ist die professionelle Unterstützung unerlässlich. Sie sind so nicht nur hinsichtlich der Versicherung auf der sicheren Seite, sondern erhalten auch bei der Planung und Durchführung hilfreiche Unterstützung.
  • Gerade Unternehmen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben, können Ihnen schon in der Planungsphase viel Arbeit abnehmen und beim tatsächlichen Umzug einen glatten Ablauf gewährleisten. In manchen Fällen – zum Beispiel beim Transport empfindlicher oder schwerer Gerätschaften – ist der Umzug ohne professionelle Hilfe gar nicht durchführbar. 
  • Sie sollten sich vorab mehrere Kostenvoranschläge von Umzugsunternehmen einholen und diese gründlich vergleichen. Lassen Sie sich auch genau erklären, welche Leistungen inklusive enthalten sind. Es kann sich lohnen, ein teureres Angebot anzunehmen, wenn Sie dafür etwa mehr Arbeiter bekommen oder etwaige Überstunden bereits abgegolten sind.
  • Denken Sie daran, frühzeitig Ihre Mitarbeiter zu informieren, insbesondere den Betriebsrat. So fühlt sich Ihre Belegschaft involviert, kann eigene Wünsche einbringen und steht dem Projekt in der Regel offener gegenüber. Versenden Sie zum Beispiel ein Rundschreiben oder berufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein und halten Sie eine Präsentation.
  • Planen Sie die Renovierung (Schönheitsreparaturen) und Reinigung der alten und neuen Geschäftsräume. Wie müssen Sie die derzeitige Immobilie hinterlassen? Müssen Sie eventuell Rückbauten durchführen? Müssen Sie in den neuen Räumlichkeiten noch Wände einziehen oder einreißen? Holen Sie sich auch hier von mehreren Betrieben Kostenvoranschläge ein und vergleichen Sie gründlich.
  • Planen Sie den Anschluss von EDV- und Telefonanlage. Wenn Sie externe Dienste in Anspruch nehmen müssen, sollten Sie sich sehr frühzeitig um einen Termin bemühen. Überprüfen Sie Ihre Versicherungen, etwa Haftpflicht- und Gebäudeversicherung. Gelten in der neuen Immobilie die gleichen Voraussetzungen, sodass Sie Ihre Versicherung einfach mitnehmen können? Oder müssen Sie neue Versicherungen abschließen?
  • Legen Sie eine Aufstellung aller Möbel, Geräte, Akten und Utensilien an, die umgezogen werden müssen. Überlegen Sie, welche Gegenstände bereits frühzeitig eingepackt und vielleicht sogar schon umgezogen werden können und welche Gerätschaften bis zum Umzugstag noch in Betrieb sein müssen.

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Firmenumzug: Diese Ämter und Organisationen sollten Sie informieren

  • Gewerbeamt
  • Finanzamt
  • Agentur für Arbeit
  • Industrie- und Handelskammer (IHK)
  • Versicherungen
  • Anwälte
  • Steuerberater
  • Telefonbuch / Gelbe Seiten / Online-Verzeichnisse
  • Betroffene Genossenschaften
  • Verbände und Kammern
  • Lieferanten 
  • Servicekräfte
  • Stromversorger: Lohnt sich ein Wechsel des Stromanbieters?
  • Telefonanbieter: Lohnt sich ein Wechsel des Telefonanbieters?
  • Abonnements

Firmenumzug: Die konkrete Organisation

  • Lassen Sie sich einen maßstabsgetreuen Grundriss Ihrer neuen Räumlichkeiten geben. Wenn noch Umbauten vorgenommen werden, besorgen Sie sich die Planungsskizze vom Architekten.
  • Planen Sie nun, wo welche Mitarbeiter sitzen sollen. Wenn möglich, binden Sie Ihre Kollegen in diese Planung ein. Fragen Sie sie, mit welchen Abteilungen sie besonders häufig zusammenarbeiten, wo kurze Wege hilfreich wären, welche Kollegen zusammensitzen sollten.
  • Verschaffen Sie sich eine Übersicht über das Inventar, um später bei Bedarf Schadensersatzforderungen stellen zu können.
  • Planen Sie die Aufteilung der Möbel, Geräte und Computer. Was zieht mit um und welche Gegenstände wollen Sie neu kaufen?
  • Geben Sie die Änderung von Briefpapier, Visitenkarten, Webseiten-Impressum, E-Mail-Abbinder und Co. in Auftrag. Überlegen Sie, ab wann die neuen Informationen kommuniziert werden sollen.

Bestimmte Zusatzleistungen übernimmt häufig die Umzugsfirma. Wenn nicht, sollten Sie sich selbst um folgendes kümmern:

  • Umzugskartons und Verpackungsmaterial
  • Einrichten einer Halteverbotszone
  • Sicherer Transport und Vernichtung von sensiblen Akten
  • Falls nötig: Fachpersonal für die Demontage
  • Schutzfolien für empfindliche Böden

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Firmenumzug: Die letzten Schritte

  • Es kann hilfreich sein, in den alten und neuen Räumlichkeiten jeweils einen oder mehrere Mitarbeiter vor Ort abzustellen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Überlegen Sie auch, ob einige Mitarbeiter anwesend sein müssen oder sie bestimmte Gegenstände und Akten selbst transportieren sollten.
  • Alte Räumlichkeiten reinigen lassen und kontrollieren, ob Umzugsgut oder Gerätschaften vergessen wurden.
  • Lassen Sie sich über alle anfallenden Kosten Rechnungen ausstellen – auch über etwaiges Trinkgeld. Ohne gültige Rechnungen können Sie keine Kosten steuerlich absetzen.
  • Überprüfen Sie, ob alle technischen Anschlüsse am neuen Standort funktionieren. Kommen Sie ins Internet? Funktioniert die Telefonanlage und sind alle Anschlüsse an den richtigen Plätzen? Funktionieren interne Netzwerke (beispielsweise Druckeranschlüsse und Datenbanken)?
  • Kontrollieren Sie nach dem Umzug noch einmal alle Möbel, Geräte und Umzugswege und melden Sie etwaige Schadensfälle der Umzugsfirma.

Mustervorlagen & Checklisten

Unterlagen für Ihren Umzug

  • Mieterselbstauskunft
  • Wohnungsübergabeprotokoll
  • Wohnungsgeberbestätigung
  • Umzugscheckliste
  • und viele mehr …

Hier finden Sie alle Formulare für einen reibungslosen Umzug.

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