Den Firmenumzug planen

Firmenzug planen
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Jetzt geht es ans Eingemachte. Der Umzug mit der Firma muss intensiv geplant werden. Wenn nicht alle Schritte vorher gut durchorganisiert werden, kann es zu unschönen Verzögerungen, zu Unmut bei der Belegschaft und im schlimmsten Fall zu erheblichen Unkosten kommen. Immonet hat für Sie ausführlich zusammengefasst, worauf Sie unbedingt achten sollten.

Die Firma soll umziehen - so beginnen Sie mit der Planung

  • Informieren Sie sich über die Laufzeit Ihres alten Mietvertrags. Mietverträge für gewerbliche Objekte können längere Laufzeiten haben als solche für Privatwohnungen. Kündigen Sie also rechtzeitig.
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  • Überlegen Sie, wann der optimale Umzugstermin ist. Ein Umzug am Wochenende kann Arbeitsausfall verhindern, aber auch teurer sein. Wenn Ihr Betrieb wiederkehrende Hochphasen hat, zum Beispiel immer zum Monatsanfang besonders viel ausliefert, versuchen Sie den Umzug so zu legen, dass diese Phasen davon möglichst wenig betroffen sind.
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  • Suchen Sie sich ein Umzugsunternehmen! Gerade für betriebliche Umzüge ist die professionelle Unterstützung unerlässlich. Sie sind so nicht nur versicherungstechnisch abgesichert, Sie bekommen auch bei der Planung und Durchführung hilfreiche Unterstützung. Gerade Unternehmen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben, können Ihnen schon in der Planungsphase viel Arbeit abnehmen und beim tatsächlichen Umzug einen glatten Ablauf gewährleisten. In manchen Fällen, zum Beispiel wenn besonders empfindliche oder schwere Gerätschaften transportiert werden müssen, ist der Umzug ohne professionelle Hilfe gar nicht durchführbar. Holen Sie sich mehrere Kostenvoranschläge ein und vergleichen Sie gründlich. Lassen Sie sich auch genau erklären, welche Leistungen in den KV enthalten sind. Es kann sich lohnen, ein teureres Angebot anzunehmen, wenn Sie dafür zum Beispiel mehr Arbeiter bekommen oder etwaige Überstunden bereits abgegolten sind.
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  • Denken Sie daran, frühzeitig Ihre Mitarbeiter zu informieren, insbesondere den Betriebsrat. So fühlen sie sich involviert, können eigene Wünsche anbringen und stehen dem Projekt offen gegenüber. Versenden Sie zum Beispiel ein Rundschreiben oder berufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein und halten Sie eine Präsentation. Hier sollten Sie Ihren Kollegen ruhig schon Bilder der neuen Räumlichkeiten zeigen, damit Sie sich schon darauf freuen können.

 

Ämter und Organisationen, die Sie über Ihren Umzug informieren sollten:

  • Gewerbeamt
  • Finanzamt
  • Agentur für Arbeit
  • IHK (ggf. Eintrag im Handelsregister ändern)
  • Versicherungen, Anwälte, Steuerberater
  • Telefonbuch / Gelbe Seiten (ggf. Einträge in Online-Verzeichnissen)
  • Betroffene Genossenschaften
  • Ggf. Verbände und Kammern
  • Lieferanten, Servicekräfte
  • Stromversorger, Telefonanbieter etc. (überprüfen Sie, ob sich ein Versorger-Wechsel lohnt)
  • Abonnements
  • Planen Sie die Renovierung und Reinigung der alten und neuen Geschäftsräume. Wie müssen Sie die derzeitige Immobilie hinterlassen (müssen Sie ggf. Rückbauten durchführen) und was muss in den neuen Räumlichkeiten noch getan werden? Holen Sie sich auch hier von mehreren Betrieben Kostenvoranschläge ein und vergleichen Sie gründlich.
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  • Planen Sie den Anschluss von EDV- und Telefon-Anlage. Besonders wenn Sie externe Dienste in Anspruch nehmen müssen, sollten Sie sich rechtzeitig um einen Termin bemühen. Überprüfen Sie Ihre Versicherungen, zum Beispiel Haftpflicht oder Gebäudeversicherungen. Gelten in der neuen Immobilie die gleichen Voraussetzungen, sodass Sie Ihre Versicherung einfach mitnehmen können? Oder müssen Sie neue Versicherungen abschließen? Lassen Sie die Räumlichkeiten ggf. begutachten. Auch wenn Sie es nicht müssen, kann sich der Versicherungsvergleich lohnen. Vielleicht finden Sie eine günstige Alternative.
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  • Machen Sie eine Aufstellung aller Möbel, Geräte, Akten etc., die mit umgezogen werden müssen. Überlegen Sie, was bereits frühzeitig eingepackt (und vielleicht sogar schon umgezogen) werden kann und was bis zum Schluss noch in Gebrauch ist.

 

Die konkrete Planung

  • Lassen Sie sich einen maßstabsgetreuen Grundriss Ihrer neuen Räumlichkeiten geben. Wenn noch Umbauten vorgenommen werden, besorgen Sie sich die Planungsskizze vom Architekten. Planen Sie nun, wo welche Mitarbeiter sitzen sollen. Wenn möglich, binden Sie Ihre Kollegen in diese Planung mit ein. Fragen Sie sie, mit welchen Abteilungen sie besonders häufig zusammenarbeiten, wo kurze Wege hilfreich wären, welche Kollegen zusammensitzen sollten oder das auch wollen.
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  • Übersicht über Inventar verschaffen, um ggf. später Schadensersatzforderungen stellen zu können.
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  • Planen Sie die Aufteilung der Möbel, Geräte, Computer, etc. Was wird mit umgezogen und was wollen Sie neu kaufen?
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  • Geben Sie die Änderung von Briefpapier, Visitenkarten, Webseiten-Impressum, E-Mail-Abbinder etc. in Auftrag. Überlegen Sie, ab wann die neuen Informationen kommuniziert werden sollen.

 

Bestimmte Zusatzleistungen übernimmt häufig die Umzugsfirma. Wenn nicht, sollten Sie sich jetzt selbst um folgendes kümmern:

  • Umzugskartonsund Verpackungsmaterial
  • Halteverbotszone
  • sicherer Transport und Vernichtung von sensiblen Akten
  • ggf. Fachpersonal für die Demontage
  • Schutzfolien u.Ä. für empfindliche Böden

 

In den letzten Tagen vor dem Umzug

  • Es kann hilfreich sein, in den alten und neuen Räumlichkeiten jeweils einen Mitarbeiter vor Ort abzustellen, der für einen reibungslosen Ablauf aus Ihrer Sicht sorgt. Überlegen Sie auch, ob einige Mitarbeiter anwesend sein müssen oder sie bestimmte Gegenstände und Akten selbst transportieren sollten.
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  • Alte Räumlichkeiten reinigen lassen und kontrollieren, dass nichts zurückgelassen wurde.
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  • Lassen Sie sich über alle anfallenden Kosten Rechnungen ausstellen. Auch über etwaiges Trinkgeld. Ohne gültige Rechnungen können Sie die Kosten nicht bei der Steuererklärung geltend machen!
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  • Überprüfen Sie, ob alle technischen Anschlüsse am neuen Standort funktionieren. Kommen Sie ins Internet? Funktioniert die Telefonanlage und sind alle Anschlüsse an den richtigen Plätzen? Funktionieren interne Netzwerke (Druckeranschlüsse, Datenbanken, etc.)?
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  • Kontrollieren Sie nach dem Umzug noch einmal alle Möbel, Geräte und Umzugswege auf Schäden und melden Sie diese ggf. der Speditionsfirma.