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Eigentümerversammlung: So sind Sie perfekt vorbereitet

Eigentümerversammlung: So sind Sie perfekt vorbereitet

© Nikada / iStock

Wohnungseigentümer können meist nicht allein bestimmen, was mit der Immobilie geschieht. In der Eigentümerversammlung kommen alle Eigentümer eines Hauses zusammen, um gemeinsam über Finanzen, Reparaturen oder die Regeln des Miteinanders zu entscheiden. Lesen Sie hier, wie eine Eigentümerversammlung abläuft, welche Beschlüsse gefällt werden können und was passiert, wenn Sie verhindert sind.

Laut Wohnungseigentumsgesetz muss mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Steht eine Entscheidung an, die nicht so lange warten kann, wird eine außerordentliche Versammlung einberufen. Gleiches gilt, wenn mindestens ein Viertel der Eigentümer ein Zusammenkommen fordert. Normalerweise übernimmt die Hausverwaltung die Einladung.

Wann muss die Einladung zur Eigentümerversammlung erfolgen?

Die gesetzliche Mindestfrist für die Einladung zur Eigentümerversammlung beträgt zwei Wochen. Die Wohnungseigentümer können in der Gemeinschaftsordnung eine andere Frist festlegen, etwa wenn viele Eigentümer weit entfernt wohnen. In besonders eiligen Fällen kann die Ladungsfrist auch kürzer sein.

Wie muss die Einladung zur Eigentümerversammlung aussehen?

Die Einladung muss in Textform geschehen, per E-Mail ist also durchaus rechtens. Sie muss alle Tagesordnungspunkte plus Erläuterungen enthalten, über die ein Beschluss gefasst werden soll. So erhalten die Wohnungseigentümer die Chance, sich auf die Sitzung vorzubereiten.

Was passiert, wenn ein Eigentümer verhindert ist

Wenn Sie als Eigentümer nicht persönlich an der Sitzung teilnehmen können, haben sie die Möglichkeit, einen Vertreter zu bestimmen. Um mit abstimmen zu können, muss dieser allerdings eine schriftliche Vollmacht vorweisen.

Finanzierungsrechner

/mtl.

Die Eigentümerversammlung ist das oberste Willensbildungs- und Beschlussorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und dient ihrer Selbstverwaltung. Lesen Sie hier, wie die Versammlung abläuft und was die typischen Themen sind.

Was wird bei der Eigentümerversammlung besprochen und beschlossen?

Typische Punkte auf der Tagesordnung sind: 

  • Bestellung und Abberufung des Verwalters
  • Jahresabrechnung des Hausgeldes
  • Anpassung der Instandhaltungsrücklage
  • Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
  • Entlastung des Verwalters
  • Anstehende Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Änderung der Hausordnung
  • Wahl eines Verwaltungsbeirats
  • Beschluss einer Sonderumlage

Allein schon zur Kontrolle der Verwaltung und wegen der finanziellen Verbindlichkeiten der Eigentümer ist die Eigentümerversammlung also wichtig. Aber auch zur Klärung von Zwistigkeiten zwischen Nachbarn eignet sich die jährliche Versammlung.

Wann ist eine Wohnungseigentümergemeinschaft beschlussfähig?

Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist nur dann beschlussfähig, wenn mindestens so viele Mitglieder anwesend sind, dass die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentiert wird. Ist das nicht der Fall, wird eine Wiederholungsversammlung einberufen, die auf jeden Fall beschlussfähig ist. Es können in der Gemeinschaftsordnung aber immer auch abweichende Regelungen getroffen werden, die dann Gültigkeit haben und über den gesetzlichen Bestimmungen stehen. Wird keine Beschlussfähigkeit erreicht, sind die Beschlüsse anfechtbar.

WEG muss während der gesamten Versammlung beschlussfähig sein

Der Leiter der Eigentümerversammlung muss darauf achten, dass die WEG nicht nur zu Beginn der Sitzung beschlussfähig ist, sondern auch die ganze Sitzung hinweg bleibt. Verlässt ein Eigentümer die Versammlung vorzeitig, sind evtl. nicht mehr genügend Miteigentumsanteile vertreten, um eine gültige Beschlussfassung zu ermöglichen.

Wer hat ein Stimmrecht bei der Eigentümerversammlung?

Meist hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme (Kopfprinzip), unabhängig von der Zahl oder Größe seiner Wohnungen im Haus. Jede WEG kann das Stimmrecht aber auch anders regeln, zum Beispiel nach diesen Prinzipien:

  • Wertprinzip: Die Anzahl der Stimmen eines Eigentümers richten sich nach seinen Miteigentumsanteilen, also der Anzahl der Wohnungen und ihrer Wohnfläche im Haus.
  • Objektprinzip: Jeder Eigentümer hat so viele Stimmen, wie er Objekte, also Wohnungen, in der Anlage besitzt.

In beiden Fällen kann es dazu kommen, dass ein einzelner Eigentümer über die Stimmenmehrheit verfügt und allein einen Mehrheitsbeschluss erwirken kann. Gehört eine Wohnung mehreren Inhabern, etwa Eheleuten oder einer Erbengemeinschaft, haben diese dennoch nur eine Stimme.

Entscheidungen werden in der Regel per Mehrheitsbeschluss gefällt: Stimmt mehr als die Hälfte der Teilnehmer mit „Ja“, gilt etwas als beschlossen.
Ausnahme: Bei Entscheidungen über bauliche Veränderungen reicht eine Mehrheit nicht aus. In diesem Fall müssen alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft zustimmen.

Die Beschlüsse und Diskussionspunkte jeder Wohnungseigentümerversammlung müssen schriftlich in einem Protokoll festgehalten werden. Normalerweise übernimmt das der Verwalter. Er ist gesetzlich verpflichtet, den Eigentümern Einsicht zu gewähren. Umgekehrt heißt das, dass er ihnen keine Abschriften zusenden muss – sinnvollerweise wird dies aber in der Teilungserklärung so geregelt.

Wie lange können Beschlüsse angefochten werden?

Das Protokoll kann auch für die Anfechtung von Beschlüssen wichtig werden, denn dies ist nur innerhalb eines Monats möglich. Wer also der Auffassung ist, dass ein Beschluss in der Eigentümerversammlung so nicht getroffen werden durfte, sollte nicht allzu lange auf das Protokoll warten. Für Anfechtungen gilt der Eingang bei Gericht als entscheidend.

Im Übrigen gilt für fast alle Regelungen: Passieren bei der Umsetzung Fehler – etwa bei den Regularien zur Einberufung und zur Abstimmung – und werden diese im Nachhinein aufgedeckt, setzt es die getroffenen Entscheidungen nicht automatisch außer Kraft. Allerdings werden sie dadurch anfechtbar.

Protokoll als wichtige Informationsquelle beim Wohnungskauf

Wichtiger Tipp für Käufer: Lassen Sie sich die Protokolle der (mindestens) letzten drei Wohnungseigentümerversammlungen zeigen. Dort können Beschlüsse gefasst worden sein, die für Sie als neuen Besitzer weitreichende Konsequenzen haben, zum Beispiel die kostspielige Sanierung des Daches, an der Sie sich beteiligen müssten. Auch über die neuesten Entscheidungen zu Hausgeld, Rücklagen oder Plänen in Bezug auf bauliche Veränderungen sollten Sie sich informieren. Nehmen Sie zudem Einblick in die Teilungserklärung und die letzten Wohngeldabrechnungen.

Wo viele Individuen mit unterschiedlichen Interessen und Charakteren aufeinandertreffen, kann es auch mal unharmonisch zugehen. „Eins der großen Probleme bei Eigentümerversammlungen ist, wenn ein Platzhirsch meint, alles bestimmen zu können“, berichtet Herbert Oberhagemann, Regionalleiter Hamburg beim Verband privater Bauherren, aus der Praxis. „In der Regel sollte der Hausverwalter als Vorsitzender darauf achten, dass alle Eigentümer zu Wort kommen und ihre Meinung gewürdigt wird. Wenn das nicht gelingt, sollten sich die weniger dominanten Parteien zusammenschließen und dem Platzhirsch entgegenstellen“, rät Oberhagemann.

Ein wichtiges Instrument ist die Eigentümerversammlung auch dann, wenn die Hausverwaltung ein Problem darstellt. „Nicht selten bekommen die Verwaltungen ihr Geld, ohne die Leistungen zu erbringen, die die Eigentümer eigentlich erwarten dürften“, weiß Oberhagemann aus Erfahrung. Dann gelte es, mithilfe der Versammlung die Verwaltung wieder auf Spur zu bringen. Wichtig ist es, dies auf Papier festzuhalten. Arbeitet die Verwaltung weiterhin unzureichend, kann sie von der Eigentümerversammlung abgewählt werden. Dafür können sich die Wohnungseigentümer auch ohne die Anwesenheit der Hausverwaltung treffen.

„Einberufen werden kann die Versammlung im Übrigen auch von einem einzelnen Eigentümer, wenn es einen triftigen Grund gibt“, sagt Oberhagemann. Das sei der Fall, wenn es um die Hausverwaltung gehe oder dringender Handlungsbedarf bestehe.

Wohnungseigentümer sind nicht verpflichtet, an der Versammlung teilzunehmen. Da es dort allerdings um ihren Besitz geht, ist dies sehr ratsam. Herbert Oberhagemann vom Verband privater Bauherren rät: „Die Interessen und Probleme der Eigentümer können sich erheblich voneinander unterscheiden. Daher sollte man die Chance, Einfluss zu nehmen, nicht verstreichen lassen.“

Eigentümerversammlungen sind nicht öffentlich. Mieter können daher nicht daran teilnehmen, auch wenn die Beschlüsse durchaus Konsequenzen für sie haben können, zum Beispiel größere bauliche Maßnahmen. Falls ein Eigentümer verhindert ist, kann er allerdings eine andere Person bevollmächtigen, an seiner Stelle an der Versammlung teilzunehmen. Diese Person kann auch ein Mieter sein.

Wenn Sie als Eigentümer verhindert sind, können Sie einer anderen volljährigen und geschäftsfähigen Person eine Vollmacht erstellen. Werfen Sie allerdings einen Blick in die Gemeinschaftsordnung oder in den Teilungsvertrag. Oft ist dort vorgeschrieben, dass Juristen oder Steuerberater nicht als Vertreter eingesetzt werden dürfen, da sie aufgrund ihrer Fachkenntnisse einen strategischen Vorteil gegenüber den Miteigentümern haben könnten. Beachten Sie außerdem, dass nur Sie oder Ihr Vertreter an der Eigentümerversammlung teilnehmen können.

Die Vollmacht für Ihren Vertreter an der Eigentümergemeinschaft muss nicht, sollte aber schriftlich erfolgen. Zudem sollten Sie den Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter) vorab darüber informieren, denn dieser hat die Pflicht, die Identität der Anwesenden vor der Versammlung zu prüfen. Wie die Vollmacht konkret aussehen soll, ist oft in der Gemeinschaftsordnung festgelegt. Sie sollte auf jeden Fall den vollständigen Namen sowie die Unterschrift des Eigentümers enthalten.

Der Verwalter ist angehalten, Tag, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung so festzulegen, dass ein möglichst großer Anteil der Wohnungseigentümer teilnehmen kann. In der Regel findet die Eigentümerversammlung deshalb in der Nähe des Wohnobjektes statt.