Ein Mann sitzt an seinem Tisch und liest aufmerksam die Papiere in seiner Hand.

Nebenkosten und Betriebs-
kosten richtig umlegen

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Als Vermieter:in müssen Sie einmal pro Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Erfahren Sie hier, welche Ausgaben Sie auf Mieter:innen umlegen dürfen und wie Sie diese richtig abrechnen.

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  • Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen die regelmäßigen Betriebskosten (Wasser, Heizkosten, Strom, Hausmeister etc.) und die Grundsteuer.
  • Als Teil einer Eigentümergemeinschaft können Sie Ihre eigene Hausgeldabrechnung oft als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung nehmen. Achten Sie darauf, die nicht umlagefähigen Kosten rauszunehmen und gleichen Sie Verteilerschlüssel und Abrechnungszeitraum ab.
  • Heiz- und Warmwasserkosten müssen Sie nach Verbrauch abrechnen. Falls nichts anderes im Mietvertrag vereinbart wurde, sind die anderen Betriebskosten nach Wohnfläche aufzuteilen. 

Hinweis: Dieser Ratgeber richtet sich an Vermieter:innen. Sind Sie Mieter:in? Dann finden Sie hier Tipps zur Nebenkostenabrechnung.

  1. Grundsteuer

    Als Eigentümer:in zahlen Sie meist quartalsweise Grundsteuer an Ihre Stadt oder Gemeinde. Sie dürfen diese Abgabe in voller Höhe auf Mieter:innen umlegen.

  2. Wasserversorgung

    Dazu zählen Ausgaben für den Wasserverbrauch, den Betrieb von Wasseruhren und deren Eichung, für eine hauseigene Wasserversorgungsanlage oder Wasseraufbereitung.

  3. Entwässerung

    Dazu zählt die Haus- und Grundstücksentwässerung. Nicht geltend gemacht werden dürfen Ausgaben für die Beseitigung von Verstopfungen oder Schäden am Rohrsystem.

  4. Heizungskosten

    Als solche zählen Brennstoffe an sich, Betriebsstrom für die Heizungsanlage, Überwachung und Wartung der Anlage, Reinigung und Immissionsschutzmessungen.

  5. Warmwasser

    Den Aufwand für die Erwärmung von Wasser, Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten oder Handwerkerleistungen in diesem Bereich dürfen Vermieter:innen in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen.

  6. Verbundene Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen

    Die Betriebskostenverordnung führt auch den Betrieb von verbundenen Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen als umlagefähige Ausgabe auf.

  7. Aufzug

    Die Kosten für den Betrieb, die Wartung und Überwachung eines Aufzugs sowie regelmäßige Sicherheitstests dürfen Vermieter:innen auf ihre Mieter:innen umlegen. Auch Erdgeschossbewohner:innen müssen sich daran beteiligen.

  8. Straßenreinigung und Abfallbeseitigung

    Die Gebühren für die Straßenreinigung und Abfallentsorgung sowie sämtliche Kosten, die mit der Müllsammlung oder -trennung auf dem Grundstück verbunden sind, können in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Dazu zählen auch der Winterdienst und der Einsatz von Streusalz.
    Achtung: Der Kauf von Gerätschaften für diese Arbeiten sowie etwaige Kosten für die Reinigung von Müllcontainern oder die Beseitigung von Sperrmüll gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.

  9. Hausreinigung

    Beschäftigen Vermieter:innen Personal für die Hausreinigung, dürfen sie die Ausgaben geltend machen. Voraussetzung ist, dass es sich um Gebäudeteile handelt, die von allen Mietern gleichermaßen genutzt werden. Auch Ausgaben zur Schädlingsbekämpfung dürfen Sie abrechnen.

    Seien Sie vorsichtig bei einmaligen Maßnahmen. So sind die Kosten für eine einmalige Fassadenreinigung oder größere Reinigungsarbeiten nach Baumaßnahmen nicht abrechnungsfähig. Wollen Sie die Kosten für die regelmäßige Reinigung der Dachrinnen geltend machen, müssen Sie das im Mietvertrag ausdrücklich regeln.

  10. Garten

    Beschäftigen Sie Personal zur Gartenpflege, dürfen Sie diese Ausgaben in der Nebenkostenabrechnung aufführen. Das gilt aber nur, wenn alle Mieter:innen den Garten nutzen dürfen oder es sich um einen reinen Ziergarten handelt. Dürfen nur die Vermieter:innen oder bestimmte Mieter:innen den Garten nutzen, können die Ausgaben dafür nicht auf alle Parteien umgelegt werden.

  11. Beleuchtung

    Kosten für die Beleuchtung des Gebäudes und des Grundstücks sind umlagefähig, sofern es sich um gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile handelt. Die Anschaffungskosten für Leuchtmittel dürfen Sie nicht abrechnen.

  12. Schornsteinreinigung

    Als regelmäßige Ausgabe dürfen Sie die Kosten für den Schornsteinfeger in der Nebenkostenabrechnung aufführen. Voraussetzung: Sie dürfen nicht schon bei den Heizkosten geltend gemacht werden.

  13. Sach- und Haftpflichtversicherungen

    Die Ausgaben für die Wohngebäudeversicherung und die Haftpflichtversicherung für das Gebäude sind umlagefähig. Allerdings sind folgende Versicherungen für die Nebenkostenabrechnung tabu: Rechtsschutzversicherung, Reparaturversicherung, Vandalismusversicherung sowie Mietausfallversicherung.

  14. Hauswart

    Die Lohn- und Lohnnebenkosten sowie die Arbeitskleidung eines Hauswarts sind umlagefähig. Auch wenn Vermieter:innen dem Hauswart eine Wohnung vergünstigt zur Verfügung stellen, dürfen sie die Hausgemeinschaft an den Kosten beteiligen.

    Umlagefähig sind aber nur Arbeiten des Hauswarts, die die Pflege und ordnungsgemäße Benutzung der Immobilie ermöglichen. Nicht umlagefähig sind hingegen Lohnkosten für Instandhaltungsarbeiten, Reparaturen oder für die Hausverwaltung.

  15. Gemeinschaftsantenne oder private Verteileranlage für Breitbandkabelnetz

    Haben Sie Ausgaben für Betriebsstrom, Wartung und Einstellung solcher Anlagen sowie Grundgebühren für den Kabelanschluss, können Sie diese den Mieter:innen in Rechnung stellen. Die Anschlusskosten an ein Breitbandkabelnetz oder Kosten für einen Sperrfilter müssen Sie selbst tragen.

  16. Gemeinschaftliche Wascheinrichtung

    Gibt es im Haus Gemeinschaftswaschmaschinen oder -trockner, können die Ausgaben für deren Betriebsstrom, Überwachung, Wartung und Reinigung sowie die Kosten für die Wasserversorgung als Nebenkosten abgerechnet werden.

  17. Sonstiges

    Zu den weiteren umlagefähigen Betriebskosten zählen die Kosten für die Wartung einer Blitzschutzanlage sowie Feuerlöscher oder regelmäßige Reinigungsarbeiten an Dachrinnen und Fassaden.

Instandhaltung vs. Schönheitsreparaturen

Als Vermieter:in dürfen Sie kleinere Reparaturen (sog. Schönheitsreparaturen) auf ihre Mieter:innen übertragen. Dazu zählen Schäden von bis zu 75 Euro. Größere Modernisierungen müssen Sie selbst zahlen, zum Beispiel die Erneuerung der Heizungsanlage. Sie dürfen diese Kosten zwar nicht über die Betriebskostenabrechnung geltend machen, dafür aber die Miete erhöhen.

Führen Sie die Nebenkosten im Mietvertrag auf – ansonsten gelten sie bereits mit der Miete abgegolten. Bei der Formulierung haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Sie führen alle Nebenkosten detailliert im Mietvertrag auf.
  2. Sie verweisen auf die gesetzlich festgelegte Betriebskostenverordnung (BetrKV), speziell auf Paragraph 2. Dort sind alle Posten aufgeführt, die als Betriebskosten umlagefähig sind.

In Ausnahmefällen dürfen Sie die Liste der Nebenkosten verlängern. Als Faustregel gilt: Sämtliche regelmäßige Kosten, die für Vermieter:innen anfallen, dürfen in vielen Fällen an die Mieter:innen weitergereicht werden.

Betriebskostenpauschale als Alternative

Anstatt einer Betriebskostenvorauszahlung können Sie im Mietvertrag auch eine Pauschale vereinbaren. Mieter:innen zahlen einen bestimmten Betrag, der alle Nebenkosten abdeckt. Der tatsächliche Verbrauch oder andere Verteilerschlüssel spielen keine Rolle – mit einer Ausnahme: Heizung und Warmwasser müssen gemäß der Heizkostenverordnung nach Verbrauch abgerechnet werden.

Die Nebenkostenabrechnung muss inhaltlich und formell richtig sein. Ansonsten können Mieter:innen sie anfechten. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Abrechnung achten sollten.

Was muss die Nebenkostenabrechnung enthalten?

Damit die Nebenkostenabrechnung formell korrekt ist, muss Sie folgende Punkte enthalten:

  • Gesamtkosten
  • Verteilerschlüssel
  • Anteil der Mieter:innen
  • Höhe der Vorauszahlungen, die Mieter:innen für den Abrechnungszeitraum geleistet haben

Der Verteilerschlüssel: Betriebskosten richtig umlegen

Wenn Sie im Mietvertrag nichts anderes festgelegt haben, müssen Sie die Betriebskosten so umlegen, wie es im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 556a, Abs. 1 BGB) vorgeschrieben ist. Der Verteilerschlüssel richtet sich nach der Wohnfläche: Vermieten Sie zum Beispiel eine 50 Quadratmeter große Wohnung in einem 500 Quadratmeter großem Haus, so können Sie 10 Prozent der Gesamtkosten auf die Mieter:innen umlegen.

Es gibt eine Ausnahme: Heizkosten und Warmwasser müssen Sie laut Gesetz (§ 6 HeizkostenV) nach Verbrauch umlegen. Sie müssen diese sog. warmen Betriebskosten mindestens zu 50 Prozent nach Verbrauch abrechnen.

Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:

  • nach Verbrauch
  • nach Anzahl der Personen
  • nach Anzahl der Wohneinheiten
  • nach Anteil der Wohnfläche

Abrechnungszeitraum

Vermieter:innen sind verpflichtet, die Nebenkosten für einen Abrechnungszeitraum von genau einem Jahr vorzulegen. Meist handelt es sich um das Kalenderjahr. Die Abrechnung des Hausgeldes erfolgt dagegen meist für das Wirtschaftsjahr. Achten Sie darauf, dass beide Zeiträume übereinstimmen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter:innen 1:1 von Ihrer eigenen Hausgeldabrechnung übernehmen wollen.

Fristen und Verjährung

Sie haben 12 Monate Zeit, den entsprechenden Zeitraum abzurechnen. Danach verjähren Ihre Ansprüche und Sie dürfen keine Nachforderungen mehr stellen. Umgekehrt bleibt der Anspruch von Mieter:innen auf zu viel gezahlte Nebenkosten bestehen.

Wenn Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung prüfen wollen, müssen Sie ihnen die Originalrechnungen bzw. die Hausgeldabrechnung Ihrer Hausverwaltung zeigen können. Mieter.innen haben nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung ebenfalls 12 Monate Zeit, um Widerspruch einzulegen.

Spätestens nach 3 Jahren verjähren alle Ansprüche – sowohl die der Vermieter:innen als auch die der Mieter:innen.

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