Tipps für Vermieter: Streit über Betriebskostenabrechnung

Tipps für Vermieter: Streit über Betriebskostenabrechnung
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Was tun, wenn Sie als Verwalter oder Vermieter einer Wohnung eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter erstellen und es aus Anlass des geforderten Nachzahlungsbetrages zu Streitigkeiten über die Rechtmäßigkeit dieser Betriebskostenabrechnung kommt?

Nebenkosten: Zahlreiche Fälle vor Gericht

Schon mit der Mietrechtsreform zum 01.09.2001 wurden mit den Regelungen über die Einwendungsfrist des Mieters und die Abrechnungsfrist des Vermieters gemäß § 556 Abs. 3 BGB neue Gesetze zum Betriebskostenrecht in das BGB eingeführt.

Seitdem auch der Bundesgerichtshof (BGH) über Wohnraummietsachen entscheiden kann, hat es in den vergangenen Jahren zahlreiche BGH-Entscheidungen zum Betriebskostenrecht gegeben, die teilweise für Mieter, ganz überwiegend aber auch für Vermieter Möglichkeiten geschaffen haben, ihre Interessen aus Nachforderungen von Betriebskostenabrechnungen optimal durchzusetzen.

Die tägliche Arbeit in der Praxis zeigt allerdings, dass diese Möglichkeiten nicht immer optimal ausgenutzt werden. Mit dem nachfolgenden Beitrag sollen daher ein paar Varianten über die Vorgehensweise bei Streitigkeiten über Betriebskostenabrechnungen beleuchtet werden.

Vertragliche Grundlage

Wenn Sie keine wirksame Abwälzungsvereinbarung über die zu zahlenden Betriebskosten im Mietvertrag getroffen haben, greift die gesetzliche Grundlage ein. Danach bestimmt § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB, dass der Vermieter die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen hat. Der Vermieter trägt also sämtliche für das Objekt anfallenden Nebenkosten, wenn mit dem Mieter keine oder nur eine unzureichende Vereinbarung getroffen worden ist.

Aus der Umlagevereinbarung im Mietvertrag muss sich klar und eindeutig ergeben, welche Betriebskostenarten der Mieter neben der Grundmiete zu tragen hat. Allgemeine oder pauschale Bezugnahmen darauf, dass der Mieter „alle oder sämtliche anfallenden Nebenkosten zu tragen hat“, genügen den Anforderungen an die Bestimmtheit nicht.

Der BGH hält es allerdings für ausreichend, dass auf den in der Betriebskostenverordnung enthaltenen Betriebskostenkatalog, dort unter § 2 Nr. 1-17, Bezug genommen wird. Um hier auch für die Zukunft auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, bei neu abgeschlossenen Mietverträgen diesen Betriebskatalog als Anlage beizufügen, um dem möglichen Einwand der fehlenden Transparenz entgegenzuwirken. Die bloße Bezugnahme reicht für die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“, deren Umlage gemäß §  2 Nr. 17 BetrKV möglich ist, allerdings nicht aus.

Unter die „sonstigen Betriebskosten“ fallen zum Beispiel die Wartung von Rauchwarnmeldern, die Dachrinnenreinigung, die Wartung von Feuerlöschgeräten oder die Wartung von Elektro- und Blitzschutzanlagen. Diese sind nur dann wirksam mit dem Mieter vereinbart, wenn sie im Mietvertrag im Einzelnen konkret benannt worden sind.

Fehler der Betriebskostenabrechnung

Der BGH unterscheidet in seiner Rechtsprechung zwischen sogenannten „formellen“ und „materiellen Fehlern“. Bei formellen Fehlern ergibt sich, dass der Vermieter entweder den gesamten Nachzahlungsbetrag nicht erhält, oder sich eine Teilunwirksamkeit für eine einzelne Kostenposition ergibt, wenn sich diese Position aus der Abrechnung insgesamt unschwer herausrechnen lässt, ohne dass sie sich auch auf andere Positionen auswirkt.

Bei formellen Fehlern wird auch die für den Vermieter laufende Abrechnungsfrist von einem Jahr nicht eingehalten. Korrigiert er den Fehler daher erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, kann er die Nachforderung wegen Ablaufs der Abrechnungsfrist nicht mehr geltend machen (sogenannter „Nachforderungsverlust“). Bei formellen Fehlern beginnt auch die Einwendungsfrist für den Mieter nicht zu laufen. Dieser hat grundsätzlich ein Jahr lang Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung geltend zu machen. Die Frist beginnt mit der Mitteilung der Abrechnung.

Bei einer formellen Unwirksamkeit der Abrechnung läuft diese Frist nicht. Die Abrechnung wird so behandelt, als sei noch gar nicht abgerechnet worden. Auch die Erhöhung von Betriebskostenvorauszahlungen ist für den Vermieter bei formellen Fehlern der Abrechnung nicht möglich. Die zahlreichen Entscheidungen des BGH zu der Frage, wann formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung vorliegen, können hier schon aus Platzgründen nicht näher dargestellt werden.

Zusammenfassend lässt sich allerdings sagen, dass es eine eindeutige Tendenz gibt, kaum noch formelle Fehler zuzulassen. Die Vermieter sollen ihre Forderungen ganz überwiegend nur dann nicht mehr durchsetzen können, wenn es sich um inhaltlich unberechtigte Forderungen handelt.

Bei materiellen Fehlern wird die Betriebskostennachforderung entsprechend gekürzt. Der Vermieter kann eine Korrektur auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist vornehmen. Er ist dann allerdings auf den ursprünglich geforderten Nachzahlungsbetrag begrenzt. Mit der Vorlage einer nur inhaltlich falschen Abrechnung ist die Abrechnungsfrist gewahrt.

Beweislast liegt beim Vermieter

Da die Beweislast für die Nebenkostenabrechnung beim Vermieter liegt (BGH, VIII ZR 189/17), sollte die Abrechnung übersichtlich, klar und detailliert genug gestaltet werden. Denn im Zweifel müssen die Eigentümer die Zuverlässigkeit der vorgenommenen Verbrauchserfassung darlegen. Insofern ist es für beide Seiten von Vorteil, wenn die Nebenkostenabrechnung keine Fragen offen lässt.

Gemäß dem BGH-Urteil von Februar 2018 kann der zweifelnde Mieter auch Einsicht in die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer hinsichtlich der Heizkosten verlangen. Die Richter gestehen den Mietern damit zu, sich Klarheit darüber zu verschaffen, ob der Gesamtverbrauchswert mit der Summe der Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen übereinstimmt, ob deren Werte plausibel sind oder ob sonstige Bedenken gegen die Richtigkeit der Kostenverteilung bestehen.

Einwendungsfrist des Mieters

Der Mieter hat zwölf Monate nach Zugang einer formell wirksamen Betriebskostenabrechnung Zeit, seine Einwendungen geltend zu machen. Die Einwendungsfrist findet keine Anwendung auf Gewerbemietverhältnisse und preisgebundenen Wohnraum. Die Frist ist nur dann gewahrt, wenn konkrete Einwände geltend gemacht werden. Der Vermieter muss in der Lage sein, den Fehler zu erkennen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Pauschale Widersprüche oder die Äußerung allgemeiner Bedenken reichen dafür nicht aus. Es reicht auch nicht aus, alle Kosten zu bestreiten, wenn der Mieter vorher keine Rechnungen geprüft hat. Die Einwendungsfrist gilt als Ausschlussfrist sogar dann, wenn der Mietvertrag eine fehlende Umlagevereinbarung (siehe oben) enthält, oder die Parteien eine Betriebskostenpauschale oder nur eine Teilinklusivmiete vereinbart haben.  Auch wenn es sich um dieselben Fehler wie in der vorangegangenen Abrechnung handelt, muss der Mieter jedes Jahr erneut schreiben und die Einwendungen geltend machen.

Eine Versäumung sowohl der Abrechnungs als auch der Einwendungsfrist ist nur dann  entschuldigt, wenn der Mieter/Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben. Zu den anerkannten Entschuldigungsgründen gibt es sowohl für die Mieter- als auch für die Vermieterseite nur wenig amtsgerichtliche Entscheidungen. Zu bedenken ist dabei vor allem, dass auch ein Verschulden von Abrechnungsunternehmen oder Mietervereinen grundsätzlich der Vertragspartei zugerechnet und deswegen wie eigenes Verschulden behandelt werden. Ein unerwarteter  Krankenhausaufenthalt  dürfte als Entschuldigungsgrund für den Mieter beispielsweise ausreichen. Nach Rückkehr aus dem Krankenhaus hätte er nach der Rechtsprechung des BGH dann noch drei Monate Zeit, die Einwendungen nachzuholen.

Kontrollrechte des Mieters

Damit der Mieter seine Zahlungspflicht prüfen und  konkrete Einwendungen geltend machen kann, steht ihm ein Anspruch auf Einsicht in die Rechnungsbelege zu. Bei preisfreiem Wohnraum hat der Mieter nicht automatisch einen Anspruch auf Übersendung von Rechnungskopien. Der Anspruch ist hier begrenzt auf die Einsichtnahme in Originalbelege am Sitz des Vermieters oder der Hausverwaltung, es sei denn, die Anfahrt dorthin ist für den Mieter unzumutbar. Gründe für eine bestehende Unzumutbarkeit sind im Gesetz nicht geregelt. Diese sind einzelfallabhängig und werden aus Treu und Glauben hergeleitet.  

Fallkonstellationen für eine bestehende Unzumutbarkeit liegen beispielsweise in der großen Entfernung zwischen der Wohnung und der Hausverwaltung, körperlichen Gebrechen des Mieters (zum Beispiel Sehbehinderung), nicht bestehender Barrierefreiheit des Datenzugangs oder bei einem offensichtlich zerstrittenen Mietverhältnis vor. Da die Belegeinsicht nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln dienen soll, empfiehlt sich die Vorlage der Rechnungen in einer geordneten Zusammenstellung.

Außergerichtliches Vorgehen bei Betriebskostenstreitigkeiten

Der Vermieter sollte zunächst  wissen, dass für den Mieter keine Prüfungsfrist läuft. Der Lauf der Einwendungsfrist hat auch keine Auswirkungen auf die Fälligkeit der Nachforderung. Ist der Vermieter davon überzeugt, dass seine Nebenkostenabrechnung richtig ist, braucht er eine Prüfung oder einen Widerspruch des Mieters nicht abzuwarten; er kann den Nachzahlungsbetrag dann auch vor Ablauf der Einwendungsfrist  sofort einklagen. Der Nachzahlungsbetrag wird bei Richtigkeit der Abrechnung sofort nach Erteilung der Abrechnung zur Zahlung fällig.

Gehen noch während der laufenden Abrechnungsfrist für den Vermieter konkrete Einwendungen bei der Hausverwaltung oder dem Vermieter ein, sollten diese so schnell wie möglich auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden und – soweit möglich – noch innerhalb der Abrechnungsfrist eine Korrektur vorgenommen werden. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich immer, die Nebenkostenabrechnung so rechtzeitig zu erstellen, dass bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist (zum Beispiel das Kalenderjahr) noch ausreichend Zeit zur Korrektur verbleibt.

Wird die Nachforderung nicht bezahlt, aber auch keine Einwendung erhoben, sollte vor einer Entscheidung zur Klageeinreichung geprüft werden, ob der Zugang der Abrechnung nachweisbar ist. Der Mieter könnte im Prozess behaupten, die Abrechnung nicht erhalten zu haben. Auch dann droht der Nachforderungsverlust. Um keine Einwendung des Mieters zu provozieren, könnte auch taktisch überlegt werden, ob man vor einer Klageeinreichung den Ablauf der Einwendungsfrist abwartet. Ein Mieter, der sich in einem Prozess  durch einen Rechtsanwalt vertreten lässt, könnte nach Ablauf der Einwendungsfrist auch durch seinen Anwalt keine Einwendungen mehr geltend machen, es sei denn, die Abrechnung ist formell unwirksam (siehe oben). Auch mit dieser Überlegung könnten die  Erfolgsaussichten der Klage erhöht werden.

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