Betriebskosten-Abrechnung: Lieber zweimal hinsehen
Viele Mieter fürchten sie: die jährliche Betriebskosten-Abrechnung des Vermieters. Per Gesetz ist der Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf eines Kalenderjahres verpflichtet, die Abrechnung über sämtliche auf den Mieter umgelegte Betriebskosten vorzulegen. Doch Vorsicht: Wie der Deutsche Mieterbund ermittelt hat, ist jede zweite Betriebskosten-Abrechnung falsch. Häufigste Fehlerquellen: Bei den Hausmeister- und Aufzugskosten wurden Verwaltungs- und Instandhaltungskosten mit angerechnet. Oder: In den Abrechnungen wurde nicht der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel angewendet. Zudem werden Kosten angerechnet, die keine Betriebskosten sind, zum Beispiel Kanalreinigung.
Grundsätzlich gilt: Da der Vermieter als Treuhänder der monatlichen Betriebskosten-Vorauszahlung des Mieters fungiert, ist er zum sparsamen Umgang mit den Vorauszahlungsbeträgen verpflichtet.
Wie es richtig ist
Eine korrekte Abrechnung enthält neben dem Abrechnungszeitraum eine Zusammenstellung der Gesamtkosten und den Abzug der Vorauszahlung des Mieters. Zudem muss der Vermieter Anfangs- und Endzählerstände vermerken und sich an den Verteilerschlüssel halten, der im Mietvertrag vereinbart worden ist.
Welche Neben- und Betriebskosten umgelegt werden dürfen, sehen Sie hier.
Tipps für Mieter
Wer seine Betriebskostenabrechnung bekommt, sollte folgende Dinge genau prüfen:
- Sind die Nebenkostenabrechnungen auf den Namen des Vermieters ausgestellt? Belege, die auf einen anderen Namen ausgestellt sind, sollten Sie sich genau anschauen und im Zweifel beim Vermieter nachfragen.
- Mietobjekte müssen eigene Wirtschaftseinheiten bilden. Werden mehrere Häuser, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, zusammengefasst, so kann die Abrechnung als fehlerhaft moniert werden.
- Wurden die im Mietvertrag eventuell vereinbarten Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel der Abrechnung zugrunde gelegt und bei den einzelnen Kostenarten auch angewendet? Bei Eigentumswohnungen werden hier häufig Fehler gemacht.
- Wurde im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale vereinbart? Wenn ja, sind mit den monatlichen Zahlungen alle Betriebskosten abgedeckt.
- Ist die Abrechnung übersichtlich? Die entstandenen Kosten müssen den 17 Nebenkostenarten detailliert zugeordnet sein. Eine einfache Auflistung ist nicht ausreichend.
Diese Fehler stecken häufig in Betriebskosten-Abrechnungen:
- Reparaturkosten und Ersatzanschaffungen werden in Wartungsrechnungen „versteckt“.
- Bankgebühren, Zinsen, Porto, Telefon und andere Verpflichtungen des Vermieters haben in der Rechnung nichts zu suchen.
- Die Kosten für leerstehende Wohnungen werden auf die übrigen Mieter verteilt.
- Die Quadratmeterzahlen stimmen nicht.
- Einzelne Posten werden doppelt abgerechnet.
- Unter der Rubrik „Sonstiges“ sammeln Vermieter alle denkbaren Kosten. Dies ist unzulässig, denn es muss exakt festgelegt werden, was alles darunterfällt.
- Die Reinigungsfirma putzt dreimal die Woche. Eine Reinigung pro Woche reicht.
- Unnötige Mülltonnen müssen abgeschafft werden.
- Bei Bruttomietverträgen gibt es keine Nachzahlungen.
- Alte Rechnungen liegen bei.
Der Mieter kann zur Kontrolle Einsicht in die dazugehörigen Unterlagen nehmen. Ein Anspruch des Mieters auf Übersendung von Fotokopien auch gegen Übernahme der Kosten besteht dabei grundsätzlich aber nicht; es sei denn, es kann dem Mieter nicht zugemutet werden, extra zu einer Belegeinsicht anzureisen.
Wer Zweifel an der Stimmigkeit seiner Betriebskosten-Abrechnung hat, kann dem Rat von Fachleuten vertrauen. Tipps zum Thema gibt unter anderem der Deutsche Mieterbund.
Teil 1: Nebenkosten-Abrechnung und -Pauschale
Teil 2: Betriebskosten - Fristen und Wirtschaftlichkeit
